Collegius is het enige onafhankelijke advocatenkantoor in Vlaanderen dat gespecialiseerd is in onderwijsrecht.

Uw privacy is belangrijk voor ons.

Alle persoonsgegevens die wij van u ontvangen als cliënt of personeel worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (“AVG”), evenals deze privacyverklaring.

Deze privacyverklaring bezorgt u meer informatie over welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we ze verwerken, hoe we deze verkrijgen, hoe lang we deze bijhouden en met wie we ze delen. Daarnaast krijgt u meer informatie met betrekking tot het uitoefenen van uw rechten.

1. IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS

De volgende juridische entiteit is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens:

COLLEGIUS BV, met zetel te 9051 Sint-Denijs-Westrem, Beukenlaan 58, ingeschreven in het RPR te Gent, afdeling Gent onder het ondernemingsnummer 1020.023.492.

In geval u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u steeds contact met ons opnemen:

• via post: naar het bovenstaande adres, met vermelding “Privacy”
• via e-mail: info@collegius.be
• via telefoon: 09 335 88 17

2. DOELEINDEN

We verwerken uw persoonsgegevens voor één of meer van de volgende doeleinden:

Personeel (HR)

• Rekrutering
• Personeelsbeheer
• Loonsadministratie
• Verzekeringen
• Veiligheid en welzijn op het werk
• Toegang tot mailboxen
• Uitdiensttreding

Cliënteel

• Juridische dienstverlening
• Naleving van witwaspreventie- en antifraudewetgeving
• Organisatie van seminaries en evenementen
• Nieuwsbrieven en andere commerciële communicaties

Organisatie van het kantoor

• Leveranciersbeheer
• Corporate housekeeping
• Facturatie en boekhouding
• Geschillenbeheer

Beveiliging

• Toegangscontrole
• Camerabewaking

Website

• Cookies
• Contactformulieren

Hieronder kan u per doeleinde terugvinden welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we ze verwerken, hoe we deze verkrijgen, hoe lang we deze bijhouden en met wie we ze delen.

DOEL 1 – Verwerkingen inzake personeel (HR)

1) Aanwerving

Omschrijving

Doel
Verwerking van persoonsgegevens voor de invulling van openstaande vacatures (inclusief referentiechecks) met het oog op de aanwerving van medewerkers en werknemers (inclusief stagiairs), en het bijhouden van een talentendatabank van potentiële kandidaten.

Bron
De sollicitant zelf of via rekruteringskantoren.

Categorieën persoonsgegevens

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer)
• Persoonlijke kenmerken (leeftijd, geslacht, geboortedatum, taal)
• Samenstelling van het gezin
• Vrijetijdsbesteding en interesses
• Lidmaatschappen
• Informatie over opleiding en vorming (diploma’s, getuigschriften)
• Informatie over beroep en betrekking (loopbaan, functie)
• Enige andere informatie die de betrokkene meedeelt of bezorgt tijdens het sollicitatieproces

Bewaartermijn

• Voor de invulling v/e lopende vacature: 1 jaar + 6 maanden verificatieperiode na invulling vacature/afsluiten sollicitatieproces
• Voor toekomstige sollicitaties (i.e. de talentendatabank): 2 jaar + 6 maanden verificatieperiode na invulling vacature/afsluiten sollicitatieproces
• Voor uitoefening rechten v. verdediging in potentieel geschil: 5 jaar + 6 maanden verificatieperiode na invulling vacature/afsluiten sollicitatieproces

Cat. betrokkenen
Sollicitanten

Grondslag

Voor de invulling van de vacature: het sluiten van een overeenkomst met de betrokken sollicitant, cfr. Art. 6.1 b) AVG

Voor referentie checks en de talenten databank: de toestemming van de betrokken sollicitant, cfr. Art. 6.1 a) AVG

2) Personeelsbeheer

Omschrijving

Doel
Verwerking van persoonsgegevens voor personeelsbeheer, dit omvat het in dienst nemen van medewerkers (incl. balie-stagiairs) en werknemers (incl. zomer- en andere stagiairs), het bijhouden van hun personeelsdossiers (incl. het curriculum vitae, correspondentie bij de aanwerving, afgenomen interview(s), de arbeids- of dienstenovereenkomst), de (opvolging van) hun evaluaties (incl. waarschuwingen, jaarlijkse evaluaties, coaching rapporten), het organiseren van personeelsopleidingen, het intern en extern (via de website) communiceren van aanwervingen en de organisatie van IT-gebruik (incl. wachtwoorden, computer naam en IP-adres, gebruikersnaam), de organisatie van het kantoor (bijvoorbeeld, publicatie van namen en/of foto’s van medewerkers en werknemers op de website of op een intranet)

Bron
De medewerker of werknemer zelf.

Cat. persoonsgegevens

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer)
• Rijksregisternummer
• Identificatiegegevens uitgegeven door de overheidsdiensten (ondernemingsnummer, btw-nummer)
• Persoonlijke kenmerken (leeftijd, geslacht, geboortedatum, taal)
• Samenstelling van het gezin
• Lidmaatschappen (Orde van Advocaten en de Orde van Vlaamse Balies van Advocaten)
• Informatie over opleiding en vorming (diploma’s, getuigschriften)
• Informatie over beroep en betrekking (functie, tijdsregistratie incl. aanwezigheden, afwezigheden en vakantieaanvragen)
• Financiële gegevens (loon en andere voordelen zoals opgenomen in de arbeids- of dienstenovereenkomst)
• Afbeelding (portretfoto)
• Bijzondere categorieën van gegevens (gezondheidsgegevens, lidmaatschap vakbondsorganisatie)

Bewaartermijn
Maximum 5 jaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar) na de beëindiging van de arbeids- of dienstenovereenkomst

Cat. betrokkenen
Medewerkers en werknemers

Grondslag

• Het sluiten en uitvoeren van een arbeids- of dienstenovereenkomst met de medewerker of werknemer, cfr. Art. 6.1 b) AVG
• Voor de afbeeldingen: toestemming van de medewerker of werknemer, cfr. Art. 6.1 a) AVG
• Voor de bijzondere categorieën van persoonsgegevens: noodzakelijk met het oog op het arbeidsrecht en het socialezekerheids- en socialebeschermingsrecht, cfr. Art. 9.2 b) AVG, en het sluiten en uitvoeren van een arbeids- of dienstenovereenkomst, cfr. Art. 6.1 b) AVG.

3. Loonadministratie

Omschrijving 

Doel
Verwerking van persoonsgegevens voor het voeren van de loonadministratie teneinde de (ere)lonen evenals enige bijkomende vergoedingen, compensaties en andere voordelen (bijvoorbeeld maaltijd- en ecocheques, treinabonnement, telefonieabonnement en onkostendeclaraties) aan de medewerkers (incl. balie-stagiairs) en werknemers (incl. zomer- en andere stagiairs) te kunnen uitbetalen

Bron
De medewerker of werknemer zelf

Cat. persoonsgegevens

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer)
• Rijksregisternummer
• Identificatiegegevens uitgegeven door de overheidsdiensten (ondernemingsnummer, btw-nummer)
• Samenstelling van het gezin
• Informatie over beroep en betrekking (functie, geleverde prestaties)
• Financiële gegevens (loon en andere voordelen zoals opgenomen in de arbeids- of dienstenovereenkomst, bankrekeningnummer, wijze van betaling)

Bewaartermijn
Maximum 5 jaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar) na de beëindiging van de arbeids- of dienstenovereenkomst

Cat. betrokkenen
Medewerkers en werknemers

Grondslag
Het uitvoeren van een arbeids- of dienstenovereenkomst met de medewerker of werknemer, cfr. Art. 6.1 b) AVG

4. Verzekeringen personeel

Omschrijving

Doel
Verwerking van persoonsgegevens voor het afsluiten van verzekeringen (i.e. alle nuttige medische en groepsverzekeringen ten voordele van medewerkers (incl. balie-stagiairs) en werknemers (incl. zomer- en andere stagiairs) en eventueel hun gezinsleden)

Bron
De medewerker of werknemer

Cat. persoonsgegevens

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres)
• Samenstelling van het gezin
• Informatie over beroep en betrekking (functie)
• Financiële gegevens (bankrekeningnummer)
• Bijzondere categorieën van gegevens (gezondheidsgegevens)

Bewaartermijn
Maximum 5 jaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar) na de beëindiging van de arbeids- of dienstenovereenkomst

Betrokkenen
Medewerkers, werknemers en eventueel hun gezinsleden

Grondslag

• Het sluiten en uitvoeren van een arbeids- of dienstenovereenkomst met de medewerker of werknemer, cfr. Art. 6.1 b) AVG
• Voor de bijzondere categorieën van persoonsgegevens: noodzakelijk met het oog op het arbeidsrecht en het socialezekerheids- en socialebeschermingsrecht, cfr. Art. 9.2 b) AVG, en het sluiten en uitvoeren van een arbeids- of dienstenovereenkomst, cfr. Art. 6.1 b) AVG.
• Voor de persoonsgegevens van de gezinsleden: het gerechtvaardigd belang van de advocaat om de contractuele verbintenissen ten aanzien van zijn werknemers/medewerkers na te leven, cfr. Art. 6.1 f) AVG en de wettelijke verplichting van de werkgever zoals o.m. omschreven in de Wet Aanvullende Pensioenen, cfr. Art 6.1 c) AVG.

5. Veiligheid en welzijn personeel

Omschrijving 

Doel
Verwerking van persoonsgegevens om de gezondheid, het welzijn en de veiligheid op het werk zo goed mogelijk te bevorderen, o.m. door middel van het uitvaardigen van medische certificaten, het gebruik van een externe dienst voor veiligheid en welzijn en de mogelijkheid om de vertrouwenspersoon te contacteren, de opvolging van arbeidsongevallen (analyse en aangifte ongeval, beheer van de vergoedingen en updaten van medische gegevens) evenals het versturen van verjaardags- en andere attenties en het organiseren van team events

Bron
De medewerker of werknemer zelf

Categorieën persoonsgegevens

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer)
• Rijksregisternummer
• Persoonlijke kenmerken (geslacht, geboortedatum, taal)
• Samenstelling van het gezin
• Informatie over beroep en betrekking (functie)
• Financiële gegevens (bankrekeningnummer)
• Bijzondere categorieën van gegevens (gezondheidsgegevens)

Bewaartermijn
Maximum 5 jaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar) na de beëindiging van de arbeids- of dienstenovereenkomst

Cat. betrokkenen
Medewerkers (incl. balie-stagiairs) en werknemers (incl. zomer- en andere stagiairs)

Grondslag

• De wettelijke verplichting van de advocaat zoals omschreven in de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, cfr. Art. 6.1 c) AVG.
• Voor zover de verwerking verdergaat dan strikt noodzakelijk voor de naleving van deze wettelijke verplichting (bijvoorbeeld verjaardags- en andere attenties of teamevents): het gerechtvaardigd belang van de advocaat om de veiligheid en het welzijn van medewerkers en werknemers te verzekeren, cfr. Art. 6.1 f) AVG of de toestemming van medewerkers en werknemers, indien de toestemming werd gevraagd (aangewezen voor verjaardags- en andere attenties), cfr. Art. 6.1 a) AVG.
• Voor de bijzondere categorieën van persoonsgegevens: noodzakelijk met het oog op het arbeidsrecht en het socialezekerheids- en socialebeschermingsrecht, cfr. Art. 9.2 b) AVG, en het sluiten en uitvoeren van een arbeids- of dienstenovereenkomst, cfr. Art. 6.1 b) AVG.

6. Toegang tot infrastructuur (mailboxen, server en kasten)

Omschrijving 

Doel
Verwerking van persoonsgegevens in het kader van de toegang tot de mailbox, de serverruimte of de niet-persoonlijke kastruimten van een medewerker of werknemer bij een niet geplande of toevallige afwezigheid

Bron
De medewerker of werknemer zelf

Categorieën persoonsgegevens

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, e-mailadres)
• Enige andere informatie opgenomen in de e-mails gericht aan of uitgestuurd door de medewerker of werknemers, bewaard op de server en in de niet-persoonlijke kastruimten

Bewaartermijn
De toegang op ad hoc basis voor zover noodzakelijk

Cat. betrokkenen
Medewerkers en werknemers

Grondslag
Het gerechtvaardigd belang van de advocaat om zijn activiteiten te kunnen verderzetten, cfr. Art. 6.1 f) AVG 
 

7. Uitdiensttreding

Omschrijving 

Doel
Verwerking van persoonsgegevens met het oog op de uitdiensttreding van medewerkers en werknemers, o.m. de beëindiging van de arbeids- of dienstenovereenkomst, opgave van de reden van beëindiging van de arbeids- of dienstenovereenkomst (bijvoorbeeld ontslag wegens wangedrag), voorlegging van tijdregistratie (aanwezigheden, afwezigheden, vakantie-aanvragen), de deactivering van het professionele e-mailaccount (incl. out of office) en logins voor IT-systemen, de deactivering van de toegangsbadge en het opzeggen van verzekeringscontracten en telefonieabonnementen

Bron
De medewerker of werknemer zelf

Cat. persoonsgegevens

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer)
• Rijksregisternummer
• Persoonlijke kenmerken (geslacht, taal)
• Samenstelling van het gezin
• Informatie over opleiding en vorming (diploma’s, getuigschrift)
• Informatie over beroep en betrekking (functie)
• Financiële gegevens (loon en andere voordelen naar aanleiding van de uitdiensttreding, bankrekeningnummer, wijze van betaling)

Bewaartermijn
Maximum 5 jaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar) na de beëindiging van de arbeids- of dienstenovereenkomst

Indien de medewerker of werknemer zijn toestemming heeft gegeven om te worden opgenomen in een alumni databank: behoud beperkt tot zijn persoonlijke identificatiegegevens

Cat. betrokkenen
Medewerkers en werknemers

Grondslag

• Het uitvoeren van een arbeids- of dienstenovereenkomst met de werknemer of medewerker, cfr. Art. 6.1 b) AVG
• Indien de werknemer of medewerker wenst opgenomen te worden in de alumni databank: toestemming, cfr. Art. 6.1 a) AVG

DOEL 2 – VERWERKINGEN INZAKE CLIËNTEN

1. Juridische dienstverlening aan cliënten

Omschrijving

Doel
Verwerking van persoonsgegevens met het oog op het verlenen van juridische diensten aan cliënten, d.i. het verstrekken van juridisch advies, het opstellen van juridische akten en documenten, vertegenwoordiging in rechte, in arbitrage of voor administratieve of gelijkaardige instanties, bijstand bij onderhandelingen en/of het sluiten van contracten, bijstand bij bemiddeling, bijstand bij politie- of gelijkaardige verhoren, het opnemen van mandaten (curator, schuldbemiddelaar, bewindvoerder, e.d.), het aanbieden van juridische opleidingen, verzekeren van de opvolging in geval van stopzetting van de activiteiten van de advocaat, etc.

Bron
De cliënt zelf en/of via een derde

Cat. persoonsgegevens

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer)
• Identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (identiteitskaartnummer, paspoortnummer, rijbewijsnummer, pensioennummer, nummerplaat, ondernemingsnummer, btw- nummer)
• Persoonlijke kenmerken (geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, taal, nationaliteit)
• Financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling)
• Enige andere informatie die de cliënt bezorgt voor de behandeling van zijn zaak (incl. mogelijk bijzondere categorieën van persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens, lidmaatschapsgegevens of strafrechtelijke persoonsgegevens)

Bewaartermijn
Maximum 10 jaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar) na het afsluiten van het dossier[1]
 

[1] De advocaat mag de persoonsgegevens van cliënten bijhouden tot 10 jaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar) na het afsluiten van het dossier aangezien de cliënt gedurende die periode nog een contractuele vordering kan instellen tegen de advocaat.

Cat. betrokkenen
Cliënten en andere partijen (tegenpartijen, getuigen, …)

Grondslag

• In geval van een particuliere cliënt: het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst voor juridische dienstverlening met de cliënt, cfr. Art. 6.1 b) AVG juncto – voor de bijzondere categorieën van persoonsgegevens – Art. 9.2 f) AVG (de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering) en/of – voor strafrechtelijke persoonsgegevens – Art. 10.1 2° Wet Bescherming Persoonsgegevens (de verdediging van de belangen van cliënten)
• In geval van een professionele cliënt/andere partijen: het gerechtvaardigd belang van de advocaat om zijn juridische diensten te kunnen verlenen aan de cliënt, cfr. Art. 6.1 f) AVG
• Voor de doorgifte van persoonsgegevens van een particuliere cliënt aan banken en verzekeringsinstellingen, een technisch raadsman, een notaris, een gerechtelijk bewindvoerder of een ander gerechtelijk mandataris op verzoek van deze derde partijen: de toestemming van de cliënt, cfr. Art. 6.1 a) AVG, tenzij er een rechterlijke uitspraak is die tot de doorgifte noopt
• Voor de doorgifte van persoonsgegevens van een particuliere cliënt aan de opvolgende advocaat in geval van stopzetting van de beroepsactiviteit van de advocaat: de toestemming van de cliënt, cfr. Art. 6.1 a) AVG

2. Standaarddiensten in het kader van standaarddiensten aan cliënten

Voor de verwerking van persoonsgegevens door de advocaat in het kader van standaarddiensten aan (professionele) cliënten treedt de advocaat op als verwerker van de cliënt, die de verwerkingsverantwoordelijke is. De advocaat en de cliënt sluiten een verwerkersovereenkomst.

Omschrijving
Doel
Verwerking van persoonsgegevens in het kader van standaard-diensten aan cliënten, zoals secretariaatstaken, zuiver administratieve dienstverlening, ter beschikking stelling van gestandaardiseerde tools, etc.

Bron
De bron zoals afgesproken in de verwerkersovereenkomst met de verwerkingsverantwoordelijke, i.e. de cliënt

Cat. persoonsgegevens

• De categorieën van persoonsgegevens zoals afgesproken in de verwerkersovereenkomst met de verwerkingsverantwoordelijke, i.e. de cliënt

Bewaartermijn
De termijn zoals afgesproken in de verwerkersovereenkomst met de verwerkingsverantwoordelijke, i.e. de cliënt

Cat. betrokkenen
De categorieën van betrokkenen zoals afgesproken in de verwerkersovereenkomst met de verwerkingsverantwoordelijke, i.e. de cliënt

Grondslag

Voor standaarddiensten wordt de advocaat beschouwd als een verwerker. Het bepalen van de geschikte grondslag is een taak van de verwerkings- verantwoordelijke, i.e. de cliënt.

3. Naleving van witwaspreventie- en anti-fraudewetgeving

Omschrijving
Doel
Verwerking van persoonsgegevens met het oog op de naleving van de witwaspreventie- en anti-fraudewetgeving die van toepassing is op advocaten.

Bron
De cliënt zelf en/of via een derde

Cat. persoonsgegevens

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoon- en faxnummer)
• Rijksregisternummer
• Identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (identiteitskaartnummer, paspoortnummer, ondernemingsnummer, btw- nummer)
• Financiële gegevens (verrichtingen voor of namens de cliënt)

Bewaartermijn
Maximum 10 jaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar) na het afsluiten van het dossier 

Cat. betrokkenen
cliënten en lasthebbers en uiteindelijke begunstigden van cliënten

Grondslag

• De wettelijke verplichting zoals omschreven in de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme (WPW), cfr. Art. 6.1 c) AVG
• Wanneer de advocaat een algemene identificatieplicht hanteert en dus verder gaat dan zijn wettelijke verplichting[1]: het gerechtvaardigd belang van de advocaat om in het kader van zijn juridische dienstverlening waakzaam te zijn voor witwaspraktijken, cfr. Art. 6.1 f) AVG

[1] Het advocatenberoep valt slechts gedeeltelijk onder de verplichtingen van de WPW, omdat enkel welbepaalde activiteiten worden geviseerd (artikel 5, §1, 28° WPW). Meer bepaald gaat het over beroepsactiviteiten (A) waarbij de advocaat de cliënt bijstaat bij het voorbereiden of uitvoeren van verrichtingen in verband met: (i) aan- en verkoop van onroerend goed of bedrijven; (ii) beheren van het geld van de cliënt, de waardepapieren of andere activa; (iii) de opening of het beheer van bank-, spaar-, of effectenrekeningen; (iv) het organiseren van inbreng die nodig is voor de oprichting, exploitatie of beheer van vennootschappen;  (v) de oprichting, exploitatie of het beheer van fiducieën of trusts, vennootschappen, stichtingen of soortgelijke structuren, of (B) waarbij de Advocaat optreedt in naam en voor rekening van de cliënt in enigerlei financiële verrichtingen of verrichtingen in onroerend goed.

4. Organiseren van seminaries en evenementen

Omschrijving en doel
Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers in het kader van de organisatie van juridische opleidingen, seminaries en andere evenementen.

Bron
De deelnemer zelf

Categorieën persoonsgegevens

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer)
• Informatie over beroep en betrekking (functie)
• Financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling)
• Afbeeldingen (foto, video)

Bewaartermijn
Maximum 7 jaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar) na afloop van het seminarie of evenement 

Cat. betrokkenen
Deelnemers

Grondslag

• Het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst tot deelname aan het seminarie of evenement met de deelnemer, cfr. Art. 6.1 b) AVG
• Voor de afbeeldingen: toestemming van de deelnemer, cfr. Art. 6.1 a) AVG; de advocaat kan tijdens fysieke evenementen, bijvoorbeeld, werken met stickers om te onderscheiden tussen deelnemers die wel en niet hun toestemming hebben gegeven voor het nemen en publiceren van hun afbeeldingen. Voor online evenementen is het aan te raden om aan de deelnemers vooraf mee te geven dat wanneer zij hun camera aanzetten en/of mondeling tussenkomen dit beschouwd zal worden als de toestemming van de betrokkene voor het opnemen van hun afbeelding. 

5. Nieuwsbrieven en andere commerciële communicaties

Omschrijving 

Doel
Verwerking van persoonsgegevens van cliënten en andere abonnees voor het versturen van nieuwsbrieven en andere commerciële communicaties (o.m. updates over juridische ontwikkelingen, informatie over producten en diensten van de advocaat, kerstkaarten, etc.)

Bron
De cliënt/abonnee zelf

Categorieën persoonsgegevens

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer)

Bewaartermijn
tot wanneer de cliënt/abonnee zich uitschrijft voor de nieuwsbrief en (voorzichtigheidshalve) toestemming laten hernieuwen met passende tussenpozen

Betrokkenen
Cliënten en andere abonnees

Grondslag

• Het gerechtvaardigd belang van de advocaat om zijn producten en diensten te promoten bij cliënten cfr. Art. 6.1 f) AVG
• Indien de cliënt zich heeft ingeschreven voor een nieuwsbrief en t.a.v. andere abonnees: de toestemming van de cliënt/abonnee cfr. Art. 6.1 a) AVG
• Indien de communicatie ook gebruik maakt van analytische cookies: de toestemming van de cliënt/abonnee voor dergelijke analyse cfr. Art. 6.1 a) AVG

DOEL 3 – LEVERANCIERS / B2B

1. B2B beheer

Omschrijving

Doel
Verwerking van persoonsgegevens voor het afsluiten van overeenkomsten met leveranciers/business partners (waaronder het vergelijken van leveranciers, het opvragen van offertes en het voeren van precontractuele onderhandelingen), voor het communiceren met de leveranciers, voor het beheren van geplaatste bestellingen en voor het organiseren van de betaling

Bron
De leverancier/business partner zelf

Categorieën persoonsgegevens

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e‑mailadres, telefoonnummer)
• Persoonlijke kenmerken (geslacht, taal)
• Financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling)
• Enige andere informatie die de betrokkene bezorgt in het kader van de samenwerking (bijvoorbeeld informatie over beroep en betrekking)

Bewaartermijn
Maximum 10 jaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar) na het beëindigen van de overeenkomst 

Cat. betrokkenen
Leveranciers/business partners[1]

[1] In het geval van een professionele leverancier of business partner, zijn de betrokkenen de contactpersonen bij de desbetreffende leverancier of business partner.

Grondslag

• In geval van een particuliere leverancier/business partner: het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst, cfr. Art. 6.1 b) AVG
• In geval van een professionele leverancier/business partner: het gerechtvaardigd belang van de advocaat om zijn B2B beheer te organiseren, cfr. Art. 6.1 f) AVG

DOEL 4 – VERWERKINGEN IN HET KADER VAN DE ORGANISATIE VAN HET KANTOOR

1. Corporate housekeeping

Omschrijving

Doel
Verwerking van persoonsgegevens van aandeelhouders en vennoten van het kantoor van de advocaat in het kader van volmachten, statuten en notulen en voor andere vennootschapsrechtelijke verplichtingen 

Bron
De aandeelhouders en vennoten zelf en/of via een derde (bijvoorbeeld een auditeur) 

Categorieën persoonsgegevens

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e‑mailadres, telefoonnummer)
• Rijksregisternummer
• Identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (identiteitskaartnummer, paspoortnummer, ondernemingsnummer)
• Persoonlijke kenmerken (geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, taal, nationaliteit)
• Gegevens over beroep en betrekking (functie,)
• Financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling)

Bewaartermijn
Maximum 5 jaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar) na vereffening van het kantoor van de advocaat

Cat. betrokkenen
Aandeelhouders en vennoten

Grondslag

Diverse vennootschapsrechtelijke verplichtingen waaraan het kantoor van de advocaat is onderworpen zoals bijvoorbeeld de openbaarmakingsformaliteiten (artikelen 2:7 WVV e.v.) en de registratie in het UBO-register (KB 30 juli 2018), cfr. art. 6.1 c) AVG

2. Facturatie en boekhouding

Omschrijving

Doel
Verwerking van persoonsgegevens van cliënten, tegenpartijen, leveranciers/business partners, medewerkers en werknemers voor het voeren van de boekhouding van de advocaat, voor het naleven van de boekhoudkundige verplichtingen (waaronder het opmaken van de jaarrekening) en voor de facturatie van de advocaat 

Bron
De medewerker/werknemer, cliënt, leverancier/business partner zelf

Categorieën persoonsgegevens

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e‑mailadres, telefoonnummer)
• Financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling)
• Geleverde prestaties/diensten

Bewaartermijn
Maximum 7 jaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar) na het afsluiten van het respectievelijke boekjaar 

Cat. betrokkenen
Cliënten, leveranciers en business partners, medewerkers en werknemers

Grondslag

Diverse wettelijke verplichtingen, zoals deze vervat in het Wetboek Economisch recht (art. I.1 WER, art. III.82 WER, art. III.89 WER en art. III.90 WER), het KB WVV (dubbel boekhouden), het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (art. 3:1 WVV) en het Wetboek Inkomstenbelasting (art. 320 WIB), cfr. artikel 6.1 c) AVG)

3. Geschillenbeheer

Omschrijving

Doel
Verwerking van persoonsgegevens voor de verdediging van de legitieme belangen van de advocaat in alle vormen van geschillenbeslechting en voor het verzorgen van de administratie daarvan.

Bron
De sollicitant, medewerker/werknemer, cliënt, leverancier/business partner zelf en/of via een derde

Categorieën persoonsgegevens

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e‑mailadres, telefoonnummer)
• Identificatiegegevens, uitgegeven door de overheid (identiteitskaartnummer, paspoortnummer, rijbewijsnummer, pensioennummer, nummerplaat, …)
• Informatie over beroep en betrekking
• Financiële gegevens
• Gerechtelijke gegevens (afhankelijk van het soort geschil)
• Strafrechtelijke persoonsgegevens
• Alle andere informatie die relevant is voor de (potentiële) rechtszaak

Bewaartermijn
Maximum 5 jaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar) na het verstrijken van de laatste termijn tot hogere voorziening (langer indien noodzakelijk, bijvoorbeeld om te voldoen aan wettelijke verplichtingen)

Cat. betrokkenen
Sollicitanten, medewerkers/werknemers, cliënten, leveranciers/business partners

Grondslag

• Het gerechtvaardigd belang om de (contractuele en buitencontractuele, wettelijke en andere) rechten van de advocaat te vrijwaren, cfr. artikel 6.1 f) AVG
• Voor de strafrechtelijke persoonsgegevens: voor het beheer van eigen geschillen, cfr. Art. 10.1 1° Wet Bescherming Persoonsgegevens

DOEL 5 – VERWERKINGEN MET HET OOG OP DE BEVEILIGING VAN HET KANTOOR

1. Toegangscontrole

Omschrijving

Doel
Verwerking van persoonsgegevens in het kader van de organisatie van een toegangscontrole (zowel voor eigen medewerkers en werknemers als externe bezoekers) voor het waarborgen van de veiligheid in het kantoor van de advocaat

Bron
De aanwezige/bezoeker zelf

Categorieën persoonsgegevens

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, e‑mailadres)
• Biometrische identificatiegegevens (bijvoorbeeld vingerafdruk)
• Gegevens over beroep en betrekking (functie, bedrijfsnaam)
• Tijdstip van aanwezigheid/bezoek

Bewaartermijn
Maximum 1 maand (plus een verificatieperiode van 2 weken) na het registreren van de persoonsgegevens, tenzij deze langer dienen te worden bewaard als bewijsmateriaal van een concreet misdrijf of schadegeval of voor het identificeren van een potentiële dader, slachtoffer of getuige

Bij gebruik van biometrische identificatiegegevens (bijvoorbeeld vingerafdruk) worden de gegevens gewist op het moment dat de betrokken medewerker of werknemer uit dienst treedt.

Cat. betrokkenen
Aanwezigen/bezoekers 

Grondslag

• Het gerechtvaardigd belang van de advocaat om de veiligheid in zijn kantoor te waarborgen, cfr. artikel 6.1 f) AVG
• Bij gebruik van biometrische identificatiegegevens: de uitdrukkelijke toestemming van de betrokken medewerker of werknemer, cfr. artikel 6.1 a) AVG

2. Camerabewaking

Omschrijving

Doel
Verwerking van persoonsgegevens in het kader van camerabewaking voor het waarborgen van de veiligheid in en rond het kantoor van de advocaat

Bron
De aanwezige/bezoeker zelf

Categorieën persoonsgegevens

• Videobeelden
• Locatie
• Tijdstip van aanwezigheid/bezoek

Bewaartermijn
Maximum 1 maand na de opname, tenzij de beelden langer dienen te worden bewaard als bewijsmateriaal van een concreet misdrijf of schadegeval of voor het identificeren van een potentiële dader, slachtoffer of getuige

Cat. betrokkenen
Aanwezigen/bezoekers 

Grondslag

• Voor de bezoekers: de toestemming van de aanwezige/bezoeker door middel van het pictogram conform artikel 8, lid 3 1e van de Camerawet, cfr. artikel 6.1 a) AVG
• Voor de medewerkers en werknemers: d het gerechtvaardigd belang om de doelstellingen in cao nr. 68 te vrijwaren, cfr. artikel 6.1 (f) AVG.  

DOEL 6 – WEBSITE

1. Nieuwsbrieven en andere commerciële communicaties

Omschrijving

Doel
Verwerking van persoonsgegevens van abonnees voor het versturen van nieuwsbrieven en andere commerciële communicaties (o.m. updates over juridische ontwikkelingen, informatie over producten en diensten van de advocaat, etc.)

Bron
De abonnee zelf

Categorieën persoonsgegevens

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer)

Bewaartermijn
Tot wanneer de abonnee zich uitschrijft voor de nieuwsbrief en (voorzichtigheidshalve) toestemming laten hernieuwen met passende tussenpozen

Cat. betrokkenen
Abonnees 

Grondslag

• De toestemming van de abonnee cfr. Art. 6.1 a) AVG
• Indien de communicatie ook gebruik maakt van analytische cookies: de toestemming van de abonnee voor dergelijke analyse cfr. Art. 6.1 a) AVG

2. Cookies

Omschrijving

Doel
Verwerking van persoonsgegevens door het gebruik van cookies voor een optimale werking en surfervaring van bezoekers op de website van de advocaat

Bron
De websitebezoeker zelf

Categorieën persoonsgegevens

• Elektronische identificatiegegevens (IP-adres en cookies, conform cookieverklaring)

Bewaartermijn
Na het afsluiten van de browser (in geval van sessiecookies) of het verstrijken van de vervaltermijn (in geval van persistente cookies)[1]

[1] De concrete vervaltermijn verschilt per cookie en moet worden aangegeven in de lijst met cookies in de cookieverklaring op de website van de advocaat. 

Cat. betrokkenen
Websitebezoekers

Grondslag

• Voor technisch essentiële en functionele cookies: het gerechtvaardigd belang van de advocaat om een goed functionerende en gebruiksvriendelijke website aan te bieden, cfr. artikel 6.1 f) AVG
• Voor analytische, advertentie- en sociale media cookies:
• de toestemming van de websitebezoeker via de cookiebanner, cfr. artikel 6.1 a) AVG

3. Contactformulieren

Omschrijving

Doel
Verwerking van persoonsgegevens in het kader van de opvolging van contactnames via de website, bijvoorbeeld om een eerste advies of informatie te verstrekken

Bron
De websitebezoeker zelf

Categorieën persoonsgegevens

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer)
• Enige andere informatie die de websitebezoeker bezorgt

Bewaartermijn
Maximum 5 jaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar) na het initiële contact

Cat. betrokkenen
Websitebezoekers 

Grondslag

De toestemming van de websitebezoeker die voortvloeit uit het invullen van het contactformulier op de website, cfr. artikel 6.1 a) AVG

3. BEVEILIGING

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en uw gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang.

Wij hebben de nodige contractuele afspraken gemaakt met de derde partijen met wie wij samenwerken en geven uw persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte zonder de garantie dat uw gegevens daar ook een evenwaardig beschermingsniveau genieten.

4. RECHTEN

U kan ons altijd contacteren voor de uitoefening van de volgende rechten:

• een verzoek om toegang of rectificatie van uw persoonsgegevens
• een verzoek om wissing van uw persoonsgegevens
• een verzoek om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens
• een bezwaar tegen de verwerking van uw gegevens
• het intrekken van uw toestemming
• een klacht als u van mening bent dat we niet handelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. U kan ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit

Wanneer u de voormelde rechten wenst uit te oefenen, kunnen wij u vragen uw verzoek te motiveren en/of ons een bewijs van identiteit te bezorgen, bijv. door een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart per post of per mail op te sturen.

U kan ons voor de uitoefening van uw rechten steeds contacteren:

• via post: naar het aan het begin van deze privacyverklaring vermelde adres, met vermelding “Privacy”
• via e-mail: info@collegius.be
• via telefoon: 0486 652 256

Wij respecteren alle rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens waarop u volgens de toepasselijke wetgeving recht hebt.

Voor die doeleinden waarvoor de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens een gerechtvaardigd belang is, kan u ons steeds meer informatie vragen over de belangenafweging die wij in dat kader hebben uitgevoerd (voor meer informatie, zie DOELEINDEN).

Voor die doeleinden waarvoor de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens een taak van algemeen belang of gerechtvaardigd belang is, kan u te allen tijde uw recht op bezwaar uitoefenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, met vermelding van de redenen die op uw specifieke situatie betrekking hebben (voor meer informatie, zie DOELEINDEN). Wij zullen de verwerking van uw persoonsgegevens staken tenzij wij van oordeel zijn dat er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden die u aanvoert.

5. UPDATES

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, binnen de beperkingen van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. Via www.collegius.be heeft u steeds toegang tot de meest actuele versie.